プライバシーポリシー

本サービスでは、個人情報について当社の立場が2つに分かれます。本ポリシーは両方に適用されますが、 取扱いの根拠が異なります。

• 当社が自ら利用目的を定めて取り扱う個人情報：本サービスの利用申込者・利用企業の担当者の情報、当社へのお問い合わせの内容など
• 利用企業からの委託に基づき当社が取り扱う個人データ：利用企業が本サービスへ登録する外国人本人の情報、面談・相談・支援の記録、書類など（利用目的を定め、本人への通知等を行う主体は利用企業となります）

利用企業が登録した情報の取扱いについてのご要望は、原則として当該利用企業へお申し出ください。 当社へお申し出いただいた場合は、当該利用企業へお取り次ぎします。

• 利用企業の情報：会社名、所在地、電話番号、法人番号、代表者名、担当部署
• 利用者アカウントの情報：氏名、ログインID、連絡先メールアドレス、電話番号、役職、権限区分、最終ログイン等の利用状況
• 外国人本人の情報：氏名、国籍、生年月日、性別、在留資格、在留カード番号、在留期限、住居地、連絡先、雇用に関する情報
• 記録情報：面談記録、相談記録、支援記録、対応履歴、通知の履歴
• 書類ファイル：在留カード、旅券、雇用契約書、申請書類等のアップロードされた画像・PDFおよびそこに記載された情報
• 相談フォームから本人が送信した相談内容
• アクセスに関する情報：IPアドレス、ブラウザ情報、アクセス日時等のログ

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

• 外国人雇用に関する情報（在留資格・所属企業・雇用状況等）の一元的な管理
• 在留期限その他の手続の期限管理および期限に関する通知
• 面談・相談・支援に関する記録の作成、保管および利用企業内での共有
• 書類の保管、および書類作成の補助
• アップロードされた書類の種別判定・記載事項の読み取りの補助（AIによる処理。結果は担当者が確認・確定します）
• 相談内容の翻訳、分類および緊急度の候補提示（AIによる処理。本人への回答は担当者が確認のうえ行い、AIが自動で回答することはありません）
• 利用企業の担当者間、および利用企業が指定する支援機関との情報共有
• 本サービスの提供、本人確認、認証、利用状況の把握、障害対応、保守および不正利用の防止
• お問い合わせ、相談およびサポートへの対応
• 本サービスの品質向上および新機能の検討（アクセス件数・機能の利用回数などの利用状況を統計的に処理して行い、利用企業から委託を受けた個人データの内容は利用しません）
• 法令に基づく対応

相談内容には、健康状態、心身の状態、被害の申告など、要配慮個人情報に該当する情報が 含まれる場合があります。当社および利用企業は、これらの情報を相談への対応および支援の目的の 範囲でのみ取り扱い、当該目的に必要な範囲の担当者以外が閲覧できないよう管理します。

相談フォームから本人が送信する情報は、本人の意思により送信された範囲で取得します。 利用企業の担当者が本人に関する要配慮個人情報を入力する場合は、あらかじめ本人の同意を 得たうえで入力するものとします。

当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを第三者へ提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関等が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

なお、利用企業内での閲覧・共有、および利用企業が自ら指定した支援機関等への共有は、 当該利用企業の管理のもとで行われるものであり、当社による第三者提供ではありません。

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、個人データの取扱いを外部の事業者へ委託しています。 委託先については、安全管理措置の状況を確認したうえで選定し、契約により必要かつ適切な監督を行います。 以下の委託先は外国にある事業者であるため、当社は当該国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、 継続的に安全管理措置を講じます。

AIによる処理を委託する事業者に対しては、送信した情報を当該事業者のモデルの学習に 利用させない条件で委託します。また、AIへ送信する情報は処理に必要な範囲に限定しており、 書類の解析においてマイナンバー（個人番号）等は取得しません。

• 組織的安全管理措置：権限区分（システム管理者・オーナー・一般担当者等）に応じた取扱者の限定、および取扱状況の記録
• 人的安全管理措置：個人情報の取扱いに関する留意事項の周知および秘密保持義務の設定
• 技術的安全管理措置：利用企業ごとのアクセス制御による他社データの遮断、認証によるアクセス制限、通信の暗号化
• パスワードは復元できない形式で保存し、当社および利用企業の管理者が利用者の現在のパスワードを閲覧することはできません（再発行のみ可能です）
• 外的環境の把握：外国にある委託先へ個人データの取扱いを委託する場合、当該国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置を講じます

当社は、利用目的の達成に必要な期間、および法令が定める期間に限り個人情報を保存します。 利用企業との利用契約が終了した場合、当該利用企業に関する個人データを90日以内に削除します。 利用企業が本サービス上でデータの削除操作を行った場合も同様に削除します。

本サービスは、ログイン状態の維持および安全な通信のために必要なCookieを利用します。 広告配信またはアクセス解析を目的とした第三者提供のタグ・SDKは利用していません。 これらを利用する場合は、あらかじめ本ポリシーを改定し、必要な情報を公表します。

本人またはその代理人は、当社が保有する保有個人データについて、利用目的の通知、開示、 内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止を請求できます。 下記の窓口へご連絡ください。ご本人であることを確認したうえで、法令に基づき対応します。 手数料はいただきません。

利用企業が本サービスへ登録した情報に関する請求は、第1項のとおり当該利用企業へお申し出ください。

個人情報の取扱いに関する苦情は、個人情報保護委員会へ申し出ることもできます。

当社は、法令の改正または本サービスの内容の変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。 重要な変更を行う場合は、本サービス上で周知します。